ЭПД для экспедитора: поручение, расписки и кто из них вам нужен

Почему экспедитору мало одной накладной

Когда говорят «перешли на ЭПД», обычно имеют в виду транспортную накладную. Для перевозчика этого достаточно: есть рейс — есть накладная. У экспедитора картина другая, потому что он не везёт, а организует перевозку — и эта услуга оформляется своими документами.

С 1 сентября 2026 года они тоже стали электронными: поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка оформляются по утверждённым форматам и передаются через систему ЭПД. Форматы утверждены приказом ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@.

На практике это значит вот что: экспедитор, который подключил обмен ради накладных и решил, что закрыл вопрос, закрыл его наполовину. Накладная описывает перевозку, а отношения с клиентом — кто что поручил и кто за что отвечает — остаются неоформленными.

Три документа и что каждый доказывает

Разница между двумя расписками тонкая, но существенная. Экспедиторская говорит: груз у меня, я за него отвечаю, дальше организую доставку. Складская говорит: груз у меня лежит на хранении. Первая про движение, вторая про покой — и путать их не стоит, потому что от этого зависит объём ответственности.

Поручение при этом стоит особняком: это не про груз, а про задание. Оно появляется раньше всех остальных документов и задаёт рамку, в которой экспедитор дальше действует.

Главная развилка: принимаете груз во владение или нет

Этот вопрос определяет и состав документов, и вашу роль в накладной. Мы разбирали его в статье про титулы ЭТрН, но там он был про накладную, а здесь — про ваш собственный документооборот.

Принимаете во владение. Груз физически переходит к вам: вы забираете его у клиента, везёте на свой склад или сразу передаёте перевозчику от своего имени. Тогда вы оформляете экспедиторскую расписку, а в транспортной накладной становитесь грузоотправителем — со всеми вытекающими обязанностями.

Не принимаете, работаете как агент. Вы находите перевозчика, согласуете ставку, ведёте документы — но груз едет напрямую от отправителя к получателю и в ваших руках не оказывается. Тогда расписки нет, а в обязательных титулах накладной вы, как правило, не участвуете вовсе: титул отправителя подписывает ваш клиент.

В нашей практике эта развилка выясняется мучительнее всего. В договоре написано «транспортно-экспедиционные услуги» — формулировка, под которую подходит и то, и другое. Приходится идти от фактов: где физически находится груз в момент перевозки и кто отвечает за его сохранность. Ответ на эти два вопроса и есть ваш сценарий.

Как это выглядит по сценариям

Отдельная история — субэкспедиция, когда экспедитор привлекает другого экспедитора. Тогда цепочка поручений удлиняется: у каждого звена свой документ со своим заказчиком. Разбирать её надо до первого рейса, а не когда налоговая спросит, кто кому что поручал.

Чем грозит неоформленное поручение

Скажем честно, как и в других наших материалах по ЭПД: отдельного штрафа именно за неоформление электронного экспедиторского документа в КоАП пока нет — такая норма существует в виде законопроекта. И до 1 марта 2027 года действует переходный период по дорожным проверкам.

Но у экспедитора риск лежит не на дороге, а в двух других местах.

Налоговый. Экспедиторские документы — это подтверждение вашей услуги. Нет поручения и расписки — нечем доказать, что услуга оказана и в каком объёме. Отсюда риск непризнания расходов у клиента и вопросов к вашей выручке, а это доначисление и штраф по статье 122 НК РФ — 20% от недоимки.

Гражданско-правовой. Расписка — это документ о принятии груза. Если груз повредили или потеряли, а расписки нет, спор о том, у кого он был в этот момент, придётся вести другими средствами. Обычно это дороже, чем настроить обмен.

Отдельно про реестр: работа вне реестра транспортно-экспедиционной деятельности — это уже действующий состав со штрафом от 100 000 ₽ для юрлица. Но это про реестр, а не про ЭПД — две разные обязанности, которые часто смешивают в одну страшилку.

Что нужно настроить в 1С

Экспедиторские документы ходят через того же оператора и ту же подсистему, что и накладные, поэтому отдельную систему заводить не нужно. Но три вещи проверить стоит.

Обмен перевозочными документами включён отдельно. В настройках учётной записи ЭДО это отдельный флажок — если его не поставить, счета-фактуры ходят, а перевозочные документы нет. Классическая причина «у нас ЭДО работает, а ЭПД не отправляется».

Подписанты и доверенности. Поручения и расписки подписывают живые люди — логисты, кладовщики. Каждому нужна подпись и машиночитаемая доверенность, если он не руководитель. Подробно — в разборе про МЧД, и это почти всегда самая долгая часть подготовки.

Роли в справочниках. Если вы принимаете груз во владение, ваша организация должна быть заведена так, чтобы корректно вставать грузоотправителем в накладной. Ошибка здесь тихая: документы формируются, но роли в них не те, и выясняется это на первом же споре.

Кейс: экспедитор на два сценария и один комплект документов

Клиент. Транспортно-экспедиционная компания, 18 сотрудников, свой склад консолидации и пул из 12 привлечённых перевозчиков. Порядка 90 отправок в месяц.

Проблема. Обратились с вопросом «почему клиенты требуют какие-то расписки». Обмен был настроен, накладные ходили, но поручения и расписки не оформлялись вовсе — компания считала, что накладной достаточно.

Что нашли. У компании фактически два разных сценария, а документооборот был один. Примерно 60% отправок шло через склад консолидации — груз принимался во владение, и там нужны и поручение, и экспедиторская расписка. Остальные 40% — чистое агентирование: подобрали перевозчика, груз поехал напрямую, расписка не нужна. Обе схемы вели по одному шаблону, и в первой не хватало половины документов.

Что сделали. Развели два маршрута в учёте и в регламенте для менеджеров: одна страница с вопросом «груз заходит на наш склад?» и двумя списками документов под ответы. Настроили обмен экспедиторскими документами, оформили доверенности на семь подписантов с учётом сменности.

Результат. Через месяц претензий от клиентов по документам не осталось. Самой долгой частью снова оказались не настройки — они заняли два дня, — а доверенности и объяснение менеджерам, чем один сценарий отличается от другого.

Вывод, который мы теперь проверяем на каждом проекте с экспедиторами: если компания работает по двум схемам, а документооборот у неё один — половина документов не оформляется, и никто этого не замечает, пока не случится спор.

Что сделать прямо сейчас

Возьмите последние двадцать отправок и задайте по каждой один вопрос: груз физически проходил через нас? Получится два списка — это и есть ваши сценарии. Для первого нужны поручение и экспедиторская расписка, для второго — поручение, и роль в накладной у вас другая.

Дальше проверьте флажок обмена перевозочными документами в учётной записи ЭДО и соберите список подписантов — поимённо, с учётом смен. Общая картина перехода — в разборе про обязательные ЭПД, а если нужен не разбор, а руки — посмотрите, как мы подключаем ЭПД в 1С. Перечень документов и требования — в методических материалах 1С.