Электронные перевозочные документы обязательны с 1 сентября 2026

Что меняется с 1 сентября 2026 года — коротко

Закон 140-ФЗ вносит изменения в Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и ряд других актов. Полный текст опубликован на официальном портале правовой информации. Формально это не первое требование про электронные перевозочные документы — юридическая сила у ЭТрН есть с 2022 года, добровольно ей пользуются тысячи компаний. Разница в том, что до сих пор это был выбор. С 1 сентября 2026 года бумага перестаёт быть основным вариантом и остаётся только для исключений, перечень которых определяет Минтранс.

Какие документы переходят в электронный вид

Список закрытый, и по каждому документу понятно, кто его оформляет и кто подписывает.

Обратите внимание: транспортная накладная и железнодорожная накладная требуют подписи всех трёх сторон — отправителя, перевозчика и получателя. Остальные документы завязаны на двух участников. Это значит, что даже если у вас в компании нет своего транспорта и вы никого не возите, вы всё равно окажетесь в одном из этих документов — как отправитель или получатель.

Кого касается закон: четыре роли

Грузоотправитель оформляет транспортную накладную первым и отвечает за корректность данных о грузе, весе, объёме, условиях перевозки. Именно отправитель чаще всего инициирует переход на ЭПД, потому что документ создаётся в его учётной системе — как правило, в 1С при оформлении реализации или перемещения.

Грузополучатель — та роль, которую чаще всего недооценивают. Многие компании считают: раз мы не возим товар сами, а только принимаем его на складе, нас это не касается. Это ошибка. Закон прямо называет получателя одной из обязанных сторон, и без подписи получателя электронная транспортная накладная не считается закрытой. На практике это означает: кладовщик или менеджер по приёмке должен уметь открыть входящую ЭТрН и подписать её в момент приёмки груза — так же, как раньше расписывался на бумажном экземпляре.

Перевозчик подтверждает приёмку груза к перевозке и фиксирует доставку. Для перевозчика переход на ЭПД — это в первую очередь вопрос оснащения водителей: без смартфона и приложения для подписи документ не подпишешь в рейсе.

Экспедитор работает сразу с несколькими документами — поручением, экспедиторской и складской распиской — и чаще всего выступает связующим звеном между отправителем и перевозчиком. У экспедиторских компаний обычно больше всего точек, где может застрять переход, просто потому что они одновременно и клиент, и исполнитель в разных документах.

В нашей практике сопровождения 1С мы видим, что директора чаще всего спрашивают «а нас это точно касается?» именно в роли получателя. Ответ всегда один: если товар к вам едет наёмным транспортом — не своей машиной, а по договору перевозки — вы участник цепочки ЭПД, даже если сами никого никуда не возите. Единственный случай, когда закон не применяется — если вы и отправляете, и перевозите груз собственным транспортом без привлечения сторонних перевозчиков и экспедиторов; но для МСБ такая ситуация редкость, у большинства логистика хотя бы частично на аутсорсе.

Как это устроено технически: оператор ИС ЭПД и ГИС ЭПД

Схема трёхуровневая. Ваша компания оформляет документ — в 1С, в личном кабинете оператора или в мобильном приложении. Аккредитованный оператор ИС ЭПД принимает документ, проверяет его форматно-логически и передаёт в ГИС ЭПД — государственную информационную систему, которую администрирует Минтранс совместно с ФНС. Подключаться к ГИС ЭПД напрямую компаниям и предпринимателям не нужно и невозможно — система принимает документы только от операторов из реестра.

Оператор ИС ЭПД — это не совсем то же самое, что обычный оператор ЭДО для счетов-фактур и актов. Формально оператор должен пройти отдельную аккредитацию именно для работы с перевозочными документами и настроить обмен с ГИС ЭПД. На практике крупные операторы — 1С-ЭДО, Диадок, СБИС, Такском — уже прошли эту аккредитацию и совмещают оба контура в одном сервисе. Актуальный реестр аккредитованных операторов ИС ЭПД ведёт Минтранс. Разъяснения ФНС по переходу на транспортный ЭДО собраны в разделе «Обязательный транспортный ЭДО» на сайте nalog.gov.ru.

Если ваши контрагенты работают на другом операторе — это не проблема: операторы связаны роумингом между собой, документ дойдёт независимо от того, кто у вас, а кто у партнёра. Частая ошибка — выбирать оператора «наугад» и только потом выяснять, что с ключевым контрагентом роуминг настроен плохо и документы зависают. Прежде чем подписывать договор с оператором, стоит спросить у 3–5 основных партнёров, с кем работают они.

На практике для компании, которая уже ведёт учёт в 1С, разница между «обычным» ЭДО и транспортным контуром прежде всего в документе, а не в интерфейсе: реализация или поступление товара оформляется как всегда, а транспортная накладная привязывается к этому же документу и уходит в ГИС ЭПД тем же нажатием кнопки, что и обычный электронный акт. Отдельно логинившиеся в личный кабинет оператора кладовщики этого почти не замечают — для них меняется только то, что подпись на приёмке ставится не ручкой на бумаге, а в приложении на телефоне или в том же 1С.

План подготовки до 1 сентября

С оставшимися неделями план реалистичен, если начать сейчас, а не в последнюю неделю августа — тогда операторы и удостоверяющие центры физически не успеют обработать наплыв заявок.

Определите, какие документы вы оформляете и в какой роли. Поднимите за последний квартал все перевозки: сколько ЭТрН вы должны были бы подписать как отправитель, сколько — как получатель, есть ли экспедиторские расписки. Это займёт день, но без него непонятно, какой функционал вообще нужен: одно дело — оформлять ЭТрН, совсем другое — только подписывать входящие.

Выберите оператора ИС ЭПД. Если вы и большинство контрагентов работаете в 1С — логичный вариант 1С-ЭДО, он встроен в программу и не требует переключения в отдельный интерфейс. Если ключевые партнёры на СБИС или Диадоке — учитывайте это при выборе, роуминг между операторами есть, но тестировать его лучше заранее, а не 1 сентября. На выбор и подписание договора с оператором закладывайте 2–3 дня.

Назначьте сотрудников и выдайте права. Кто в компании будет оформлять исходящие документы, кто подписывать входящие как получатель, кто администрировать обмен при сбоях. На складе или в отделе логистики это обычно 2–4 человека. Пропишите роли явно — в нашей практике внедрений частая проблема не техническая, а организационная: документ пришёл, но никто не знает, что его нужно подписать сегодня, а не когда-нибудь.

Оформите электронные подписи и машиночитаемые доверенности. Каждому, кто будет подписывать документы от имени компании, нужна КЭП и МЧД (подробнее — в следующем разделе). Получение КЭП через аккредитованный удостоверяющий центр — 1–3 дня, оформление МЧД в личном кабинете ФНС — обычно один день, если КЭП уже есть.

Протестируйте обмен с основными контрагентами. Это последний и самый важный шаг, на который часто не остаётся времени, если начинать поздно. Выберите 3–5 контрагентов, с которыми у вас больше всего перевозок, и проведите пробный обмен ещё в августе. Так вы увидите реальные проблемы — несовпадение реквизитов, задержки роуминга, путаницу в правах — пока это ещё не срывает реальную отгрузку.

При таком темпе весь путь от решения «пора начинать» до первого рабочего обмена укладывается в 2–3 недели. Обязанность уже действует, поэтому запаса нет — но до 1 марта 2027 года на дороге ограничиваются устным замечанием, если бумажные документы оформлены правильно. Это время и есть ваш ресурс.

Машиночитаемые доверенности: узкое место перехода

МЧД — это электронный аналог обычной доверенности, которая подтверждает право сотрудника подписывать документы электронной подписью от имени компании. С 1 сентября 2024 года подписание документов сотрудником, у которого нет собственной КЭП юрлица, требует именно МЧД — и это правило полностью распространяется на ЭПД.

Директор или ИП, который подписывает документы личной квалифицированной подписью физлица за организацию, работает без МЧД. Но в реальности документы за компанию подписывают не директора, а кладовщики, логисты, менеджеры по закупкам и экспедиторы — и у каждого из них должна быть своя МЧД, оформленная на конкретные полномочия.

Мы столкнулись с тем, что на проектах по подготовке к переходу компании чаще всего забывают именно про это звено. КЭП себе директор получает сразу, оператора ЭДО выбирает быстро, а МЧД на рядовых сотрудников оформляют в последний момент — потому что кажется, что это формальность. На деле без МЧД конкретный сотрудник физически не сможет подписать ЭТрН, даже если у него на руках КЭП. Оформляется МЧД в личном кабинете ФНС или у оператора ЭДО, занимает от одного дня — но требует, чтобы у директора уже была своя действующая КЭП для подписания самой доверенности.

Что будет, если не подготовиться

Здесь есть новость, которая снимает часть тревоги, и есть та, что должна её вернуть.

Хорошая новость — на дороге сразу не накажут. Обязанность оформлять ЭПД наступает 1 сентября 2026 года, но это не значит, что за первую же поездку без электронного документа выпишут штраф. 20 июля 2026 года президент дал поручение: МВД России и Ространснадзору — принять решения о том, чтобы до 1 марта 2027 года участникам перевозочного процесса при отсутствии электронных перевозочных документов ограничиваться устным замечанием, если перевозочные документы предъявлены на бумажном носителе. Довести эти решения до территориальных органов ведомства должны до 1 сентября 2026 года. Важно понимать статус: это поручение президента, а не принятый закон или постановление правительства — на момент публикации статьи МВД и Ространснадзор ещё готовят конкретные ведомственные решения, детали правоприменения могут уточняться.

Ключевое условие поблажки — «при предъявлении документов на бумаге». Если бумаги нет и электронного документа нет, устное замечание не применяется. И это именно про дорожную проверку: инспектор ГИБДД или Ространснадзора не штрафует на месте, если видит правильно оформленный бумажный документ. На саму обязанность перейти на ЭПД с 1 сентября 2026 года поручение никак не влияет — она никуда не переносится.

Плохая новость — и она серьёзнее дорожной. Переходный период касается только контроля на трассе. К налоговым последствиям неверно оформленной перевозки поручение президента отношения не имеет. Если перевозка проведена по документам, которые не соответствуют требованиям — бумага вместо обязательного ЭПД, несовпадение данных, отсутствие подписи получателя — налоговая может отказать в вычете НДС по этой перевозке и в признании расходов на доставку при расчёте налога на прибыль. Для компании с регулярной логистикой это ощутимее любого дорожного штрафа: доначисление НДС и налога на прибыль накапливается по каждой проблемной перевозке, а не списывается одной остановкой на посту.

Поэтому откладывать подготовку до весны 2027 года — плохая идея по трём причинам. Во-первых, поблажка временная и работает только при правильно оформленной бумаге — документооборот всё равно придётся привести в порядок, просто без штрафа за окном. Во-вторых, главный риск не дорожный, а налоговый, и от него переходный период не защищает вообще. В-третьих, если ваш контрагент уже подключился к ЭПД, а вы нет — вы просто не сможете оформить с ним перевозку, независимо ни от каких штрафов: цепочка документов не закроется без вашей подписи.

Контрагент не примет бумажный документ. Крупные грузоотправители и сети, которые сами перешли на ЭПД заранее, будут требовать электронный обмен от партнёров — это уже происходит на рынке в преддверии дедлайна. Неготовый контрагент рискует выпасть из цепочки поставок конкретного клиента.

Срыв отгрузок из-за организационной неразберихи. Даже если техническая часть готова, но сотрудники не обучены и не понимают, кто и когда подписывает документ, груз может простаивать в ожидании подписи. При частых отгрузках это выливается в реальные потери времени и денег на простое транспорта.

Дальше по теме: кто какой титул подписывает и почему накладная зависает — в разборе титулов ЭТрН; какие документы нужны экспедитору — в отдельной статье; что реально грозит за неоформленные документы — в разборе про штрафы. Про путевые листы, которые вопреки слухам могут остаться бумажными, мы писали здесь.

Частые ошибки подготовки

Частая ошибка — готовиться в одиночку, не спросив контрагентов. Компания подключает оператора, настраивает 1С, обучает сотрудников — и только потом узнаёт, что три из пяти ключевых партнёров вообще не начинали переход. Цепочка ЭПД работает только когда подключены все её участники: если хотя бы одна сторона осталась на бумаге, электронный документ не закрывается ни для кого.

Ошибка — забыть про МЧД на рядовых сотрудников. Разобрано выше, но повторим: без доверенности конкретный кладовщик или логист не подпишет документ, даже имея КЭП.

Ошибка — выбирать оператора без оглядки на контрагентов. Роуминг между операторами есть, но не идеален. Мы видим на проектах, что документы иногда зависают именно на стыке разных операторов — проверять это нужно тестовым обменом заранее, а не постфактум.

Ошибка — не обновить конфигурацию 1С. Подсистема 1С-ЭДО с поддержкой ЭПД есть только в актуальных релизах. На старой версии конфигурации, которую не обновляли год-два, функционала может просто не быть — и выясняется это обычно в последний момент, когда обновление уже само по себе занимает время.

Кейс: подготовка оптовой торговой компании к переходу на ЭПД

На проектах по подготовке к обязательному ЭПД мы видим одну и ту же типичную картину, поэтому опишу обобщённую ситуацию, а не один конкретный проект.

Компания: оптовая торговля стройматериалами, около 180 отгрузок в месяц, 35 постоянных контрагентов — перевозчиков и грузополучателей. Своего транспорта нет, вся логистика — через наёмных перевозчиков.

Проблема. За месяц до объявленного дедлайна электронный обмен документами был налажен только с 4 контрагентами из 35 — теми, кто сам был инициатором ещё в добровольном режиме. С остальными компания продолжала работать на бумаге, не выяснив заранее, кто из партнёров вообще готов к переходу.

Что сделали:

1. Провели инвентаризацию: у каждого из 35 контрагентов узнали, работают ли они с ЭДО и на каком операторе.
2. Подключили 1С-ЭДО прямо в учётной базе — компания уже работала на 1С:Управление торговлей, обновление конфигурации заняло 3 часа.
3. Назначили двух сотрудников склада ответственными за подписание входящих ЭТрН в роли получателя, оформили им КЭП и МЧД.
4. Провели тестовый обмен по приоритетным маршрутам — сначала с теми контрагентами, у кого уже был свой оператор.

Результат: за три недели число контрагентов, готовых к электронному обмену, выросло с 4 до 30 из 35. Тестовые ЭТрН стали подписываться в течение 4–6 часов после доставки вместо возврата бумажного экземпляра через 5–9 дней в среднем. Оставшиеся 5 контрагентов — в основном разовые перевозчики — продолжают работать по переходным правилам, которые определяет Минтранс для исключительных случаев, и переводятся на электронный формат по мере повторных заказов.

Похожая логика применима и к другим отраслям с регулярной логистикой — подробнее про автоматизацию логистики в 1С читайте в разделе 1С для логистических компаний. Если параллельно настраиваете общий электронный документооборот с контрагентами, а не только перевозочные документы — смотрите наш разбор интеграции 1С с операторами ЭДО.